La fonction du/de la délégué-e à l’égalité du personnel dans la fonction publique est fixée par le règlement grand-ducal du 5 mars 2004 fixant les modalités de désignation, les droits et les devoirs des délégués à l’égalité entre femmes et hommes au sein des départements ministériels et administrations.

Ainsi, un-e délégué-e à l’égalité entre les femmes et les hommes est désigné au sein de chaque département ministériel et administration de l’État.

Mode de désignation d’un-e délégué-e à l’égalité du personnel

Le mode de désignation d’un-e délégué-e à l’égalité du personnel dans la fonction publique dépend de l’existence ou non d’une représentation du personnel au sein du département ministériel ou de l’administration de l’État :

Dans un département ministériel ou une administration de l’État ne disposant pas d’une représentation du personnel…

Le ou la délégué-e à l’égalité est choisi-e par le ministre du ressort parmi les agents ayant posé leur candidature. Est admissible comme candidat-e tout-e fonctionnaire ou employé-e de l’État occupé-e par le service, l’administration ou l’établissement en question.

À défaut de candidat-e, le ministre du ressort détermine parmi le personnel celui ou celle qui assumera ces fonctions. Les stagiaires-fonctionnaires ne sont pas éligibles en tant que délégué-e-s à l’égalité.

Dans un département ministériel ou une administration de l’État disposant d’une représentation du personnel…

Au sein des départements ministériels et administrations qui disposent d’une représentation du personnel, chaque représentation désigne parmi ses membres un-e délégué-e à l’égalité.

Dispense de service

En vue de pouvoir s’acquitter des tâches qui lui sont dévolues, le ou la délégué-e à l’égalité se voit accorder une dispense de service de quatre heures par mois. Il ou elle pourra bénéficier d’une formation nécessaire à l’accomplissement de ses missions.

À part les projets et analyses que le ou la délégué-e vise à réaliser, ces quatre heures de dispense de service par mois servent également à écouter et conseiller des collègues qui se sentent discriminé-e-s ou souffrent d’une situation qui nuit à leur bien-être au travail. Alors que cette période de quatre heures par mois est prévue par la législation, il est recommandé au ou à la délégué-e à l’égalité du personnel de demander soit d’office, soit exceptionnellement pour un mois précis, de se voir accorder plus de temps, si la réalisation d’une mesure ou le conseil d’un-e collègue le demandent.

Droits de collaboration avec d’autres instances internes

Le ou la délégué-e à l’égalité du personnel a le droit de collaborer librement et directement avec le personnel de son département ministériel ou administration. ²

En vue de faire une analyse sur l’évolution au niveau des effectifs de son département ministériel ou administration, le ou la délégué-e à l’égalité peut demander, tout comme la représentation du personnel, l’obtention de statistiques ventilées par sexe sur les recrutements, les promotions, les mutations, les licenciements, les rémunérations et les formations du personnel.

Par le biais de la plateforme Qliksense, gérée par le Centre de gestion du personnel et de l’organisation de l’État (CGPO) et le Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE), le ou la délégué-e à l’égalité peut consulter à tout moment des statistiques actuelles sur la composition du personnel.

Le ou la délégué-e à l’égalité a donc des responsabilités spécifiques en matière d’information et de consultation sur des questions telles que la structure et l’évolution de l’emploi.

D’un point de vue général, les missions du/de la délégué-e à l’égalité consistent en la recherche de solutions sur toute question ayant trait directement ou indirectement à l’égalité de traitement entre les femmes et les hommes travaillant auprès de son département ministériel ou administration.

Ceci vaut particulièrement pour toute thématique liée à :

• l’accès à l’emploi
• le recrutement dans les services (changements de poste internes)
• l’accès à la formation
• les promotions professionnelles
• les conditions de travail
• la rémunération ³

Confidentialité

Dans le cadre de l’accomplissement des missions qui lui sont dévolues, le délégué à l’égalité est tenu au respect de la confidentialité des faits dont il a eu connaissance. Il ne peut les divulguer qu’à condition d’y avoir été autorisé par écrit par la personne en cause.

Rapport annuel

Le ou la délégué-e à l’égalité remet au ministre du ressort ou au chef d’administration dont il relève un rapport annuel sur ses activités. De même il est tenu d’informer le personnel sur ses activités.

En principe, les recrutements se font par le biais de la publication d’une offre d’emploi, des entretiens avec les candidat-e-s potentiel-le-s et la décision sur le choix du/de la candidat-e retenu-e par le ministre du ressort ou le chef d’administration.

Dans cette procédure, la préservation de l’égalité entre les femmes et les hommes nécessite une approche méthodique de toutes les étapes du recrutement :

L’offre d’emploi

Il s’agit ici de la « fenêtre » du département ministériel ou de l’administration, comme c’est par le biais de celle-ci que l’attention du public est attirée et l’intérêt au poste vacant est créé. Pour cette raison, il est important que le nom du poste en question soit choisi de sorte qu’aussi bien des femmes et des hommes peuvent s’en identifier. Il en est de même pour la description des tâches, qui doit être rédigée de sorte qu’elle puisse accrocher l’intérêt des deux sexes. Femmes et hommes devraient pouvoir s’imaginer de revêtir un poste dans la fonction recherchée. Ceci vaut d’autant pour les postes considérés comme atypiques soit pour les femmes ou les hommes. Ainsi par exemple, une femme devrait pouvoir être intéressée à travailler dans un service technique ou scientifique, tout comme un homme devrait pouvoir apprécier de travailler dans un service social de l’État.

L’entretien d’embauche

La présence du ou de la délégué-e à l’égalité est recommandée lors de chaque entretien d’embauche tenu dans le département ministériel ou l’administration. Celle-ci permet d’assurer que tout-e-s les candidat-e-s soient traité-es sur un pied d’égalité.

Le choix du ou de la meilleur-e candidat-e pour un poste donné

Après avoir passé en revue toutes les candidatures, la personne déléguée à l’égalité entre les femmes et les hommes donne son avis au ministre du ressort ou au chef d’administration quant à sa recommandation du/de la candidat-e à retenir.

Au cas où il existe une sous-représentation d’un des deux sexes dans le département ministériel ou l’administration disposant d’un poste vacant, le ministre du ressort ou le chef d’administration peut choisir son ou sa candidat-e en appliquant une discrimination positive. Celle-ci prévoit que, à qualifications, talents et expériences professionnelles similaires, l’employeur peut préférer la personne dont le sexe est actuellement sous-représenté dans le service en question. Il s’agit ici d’une mesure temporaire, visant à aboutir à une parité entre les femmes et les hommes du personnel étatique.

Le recrutement dans les services (changements de poste internes)

Si une administration ouvre la possibilité de changements de postes internes, ceci est toujours exemplaire. D’un côté, cela peut augmenter le bien-être du personnel au travail, comme un-e agent-e qui change de service se voit confronté à des nouveaux défis dans sa vie professionnelle, ce qui est bénéfique pour sa motivation. Du côté employeur, des changements de domaines d’activité périodiques au sein du personnel augmentent la continuité des processus de travail, comme un nombre croissant d’agent-e-s dispose de l’expérience professionnelle requise pour pouvoir – ne serait-ce que provisoirement – remplacer un-e collègue absent-e dans un autre service.

Le ou la délégué-e à l’égalité peut assister les gestionnaires des ressources humaines dans de telles décisions, comme la surveillance de l’accès à la promotion professionnelle des femmes et des hommes fait également partie de ses missions.

La formation est un élément-clé pour le développement personnel et professionnel du personnel, comme l’acquisition de nouvelles compétences augmente non seulement la motivation, mais permet aussi de perfectionner le déroulement des processus de travail.

Or, il peut y avoir un accès inégal aux formations pour de nombreuses raisons, souvent même involontairement. Ainsi par exemple, la gestion des ressources humaines doit toujours veiller à :

• proposer des formations à tout-e membre du personnel, également aux collègues des carrières non dirigeantes
• encourager chacun-e à faire régulièrement des formations, avec des préférences spécifiques identifiées éventuellement lors des entretiens individuels
• permettre également aux agent-e-s ne travaillant pas à temps plein de faire des formations, avec des horaires adaptés à leur présence

Ici également, le ou la délégué-e peut surveiller l’accès aux formations du personnel et signaler d’éventuelles inégalités au chef d’administration, respectivement au responsable des ressources humaines.

Ceci est certainement un des domaines les plus délicats parmi les missions d’un ou d’une délégué-e à l’égalité : Il ou elle veille à la protection du personnel du département ministériel ou de l’administration dont il relève contre le harcèlement sexuel ou moral au lieu de travail. Au-delà des initiatives de prévention, il ou elle conseille et assiste les victimes potentielles d’un harcèlement sexuel ou moral à l’occasion des relations de travail.

Pour ce faire, le ou la délégué-e à l’égalité est tenu au respect de la confidentialité des faits dont il ou elle a eu connaissance. Il ou elle ne peut les divulguer qu’à condition d’y avoir été autorisé-e par écrit par la personne en cause. Cette confidentialité, prévue par le législateur, protège en fait les deux parties : Le ou la victime peut se sentir à l’aise et faire part de ses doléances en toute discrétion, et le ou la délégué-e peut évaluer avec soin quelles actions il ou elle souhaite entreprendre par la suite. Dans ce contexte, la loi protège même davantage le ou la délégué-e dans l’exercice de ces fonctions, en précisant qu’il ou elle ne saurait subir de préjudice quelconque en raison de son activité spécifique dans l’intérêt de l’égalité entre les femmes et les hommes.

Il en va de soi que le département ministériel ou l’administration est obligé-e de mettre à disposition au ou à la délégué-e une localité adaptée pour accueillir des collègues et discuter en toute discrétion de leur situation. Dans ce contexte, le ou la délégué-e doit se mettre d’accord avec le chef d’administration sur l’heure et les modalités d’organisation de ces consultations, dont la durée est créditée sur le compte d’épargne-temps (CET) du/de la délégué-e.

Bien évidemment, en tant que délégué-e à l’égalité du personnel, on n’est pas forcément formé-e en psychologie ou en gestion de conflits. Toutefois, les délégué-e-s ne sont pas seul-e-s et peuvent renvoyer les victimes de discriminations ou de harcèlements à des instances spécialisées qui sont à disposition de la fonction publique.

À part les relations que le ou la délégué-e à l’égalité entretient avec le personnel salarié, ses devoirs le ou la mettent également en relation directe avec la direction de son département ministériel ou de son administration.

Ainsi, à leur égard, le ou la délégué-e peut :

• formuler des propositions sur toute question ayant trait directement ou indirectement à l’égalité de traitement entre les femmes et les hommes travaillant auprès de l’administration, du service ou de l’établissement, en ce qui concerne plus particulièrement l’accès à l’emploi et le recrutement dans les services, à la formation et à la promotion professionnelles, ainsi que la rémunération et les conditions de travail..

Dans ce contexte, le ou la délégué-e peut également émettre un avis sur les horaires de travail à appliquer dans son administration, service ou établissement (plages fixes), sur la rémunération (types de contrat à appliquer), les conditions de travail, les possibilités de promotion, les possibilités de changements d’administration internes, l’implication dans le processus décisionnel de l’administration, service ou établissement, ainsi que les responsabilités hiérarchiques.

• présenter des réclamations individuelles ou collectives au supérieur hiérarchique de la ou des personnes qui s’estiment traitées de façon inégale, à condition de disposer de l’accord écrit de la ou des personnes concernées.

Le ou la délégué-e peut assister et conseiller les agent-e-s ayant fait l’objet d’un harcèlement sexuel ou professionnel à l’occasion des relations de travail. En vue d’améliorer la situation d’un-e collègue discriminé-e, le ou la délégué-e peut consulter son chef d’administration ou le/la responsable des ressources humaines, en vue d’éliminer des conflits interpersonnels et de rétablir le bien-être au travail.

• proposer au ministre du ressort des actions de sensibilisation du personnel ainsi que des plans de mesures visant à promouvoir l’égalité des chances entre hommes et femmes.

Étant donné que le ou la délégué-e du personnel figure en tant que personne de contact pour toute doléance d’un-e membre du personnel concernant d’éventuelles discriminations ou d’inégalités au niveau des sexes, il ou elle peut également proposer des actions de sensibilisation du personnel au ministre du ressort. Ainsi par exemple, l’administration, le service ou l’établissement pourraient sensibiliser le personnel sur une optimisation des relations personnelles entre eux et elles, menant à une amélioration du bien-être au travail pour tout le monde. De plus, le personnel pourrait suivre une formation sur les différentes formes de discrimination, ce qui leur permettrait d’être plus sensibles à la détection anticipée d’un malaise d’un-e collègue sur son lieu de travail. De ce fait, la découverte précoce d’un stress psychique auprès d’un-e ou plusieurs membres du personnel pourrait éviter des troubles psychiques, des burnouts et par conséquent de longs congés de maladie.

• émettre un avis sur les horaires de travail à appliquer.

Alors que ces demandes relèvent de la responsabilité des gestionnaires des ressources humaines, qui doivent veiller à ce que de telles demandes soient compatibles avec l’intérêt et l’organisation du service, le ou la délégué-e peut toutefois émettre un avis sur toute demande de service à temps partiel ou de congé pour travail à mi-temps, dans l’optique de garantir un recours à pied d’égalité pour femmes et hommes à de tels régimes de travail, avec comme objectif principal la garantie de la meilleure conciliation possible entre vies privée et professionnelle. Il en va de même pour toute demande de congé parental, où les pères devront être motivés davantage à également profiter de cette mesure sociale visant à améliorer le temps passé ensemble dans la famille pour les deux parents.

De façon générale, le ou la délégué-e peut observer et, le cas échéant, proposer des mesures de sensibilisation en vue de créer une culture professionnelle qui promeut la prise de congés pour raisons familiales. Il en va de soi que les personnes qui profitent d’un tel congé ne devraient pas être « punies » dans le développement de leur carrière professionnelle.